14 15 Businessplan „Funktionierende Stadt“ „Serviceteam innovative Beschaffung“ Operationalisierung 1. Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe als federführende Umsetzungspartnerin gewinnen sowie eine Projektleitung festlegen 2. Projektteam aus Verwaltung (Landes- und Bezirksebene) und Wirtschaft (auch Landesunternehmen) zur Konzepterarbeitung/ -konkretisierung und -umsetzung einsetzen ¡ Leistungsumfang, Befugnisse und qualitätssichernde Maßnahmen festlegen ¡ Kompetenz bestehender Beratungsstellen zur Fairen Vergabe (SenWiEnBe) sowie Nachhaltigen Vergabe (SenSBW) einbeziehen 3. Ist-Analyse der vorhandenen Beratungs- und Weiterbildungsangebote als Grundlage für optimierte/erweiterte Angebote vornehmen ¡ Beschaffung und Vergabe insgesamt betrachten ¡ innovative Beschaffungs- und Vergabemethoden speziell betrachten 4. Beratungsangebot und Umsetzungsunterstützung für die Beschaffung innovativer Produkte und Lösungen weiterentwickeln ¡ Projektteam um aktuelle Weiterbildungs-, Beratungs- sowie vergabeerfahrene Unternehmen erweitern ¡ Dauerhafte Weiterbildungsangebote, z.B. über die Verwaltungsakademie, entwickeln ¡ Wiederkehrende Austauschformate, Z.B. mit Messe- oder Laborcharakter zwischen Verwaltung und Wirtschaft prüfen 5. Ressourcen für die dauerhafte Etablierung des Serviceteams planen ¡ Anzahl der festen und ggf. neuen Personalstellen festlegen ¡ Aufgabenbeschreibungen sowie erforderliche Kompetenzen formulieren 6. Verwaltungsinternes Vergabe-Wiki als Wissens- und Informations- speicher aufbauen ¡ Best Practices erfolgter innovativer Vergaben zur Verfügung stellen ¡ Bevorstehende Beschaffungsbedarfe erfassen, um die Möglichkeit eines ressortübergreifenden Vorgehens zu schaffen (Vernetzungsförderung) 7. Leitfäden und Vorlagen speziell für Berliner Anforderungen entwickeln und einstellen Produktbeschreibung Das Serviceteam innovative Beschaffung richtet sich an Mitarbeitende aus Verwaltung und Unternehmen/Institutionen mit Landesbeteiligung, die Aufgaben innerhalb des Beschaffungs- und Vergabeprozesses wahrnehmen. Mit ihrer Kompetenz steht es als beratende und fachliche Prüfstelle zur Verfügung, um bei der Auswahl des Vergabeverfahrens, bei Prozessfragen und hinsichtlich der Bedarfsermittlung und Markterkundung zu unterstützen. Die Inanspruchnahme des Serviceteams wertet den Beschaffungsprozess und dessen Ergebnis insgesamt auf und kann das Zutrauen der Verwaltung, eingefahrene Wege zu verlassen, erhöhen. Sie sollte bei komplexen, ressortübergreifenden Beschaffungen verpflichtend sein; mit dem Ziel, Beschaffungssynergien zwischen verschiedenen Ressorts zugunsten intelligenter, leistungsfähiger und nachhaltiger Lösungen zu identifizieren und zu heben (Bsp. Ausschreibung zur Errichtung öffentlicher Toiletten, in Verbindung mit Verkehrssensorik, Staubfiltern o.ä.). Die Beratung erfolgt vor allem im Hinblick auf die verstärkte Nutzung innovationsfördernder Vergabemethoden wie dem wettbewerblichen Dialog, der Zulassung von Nebenangeboten, der Durchsetzung des Wirtschaftlichkeitsprinzip als hochwertiges Entscheidungskriterium sowie der strategischen Anbahnung von Innovationspartnerschaften. In diesem Kontext stehen die Kompetenzentwicklung der Verwaltungsmitarbeitenden und die Förderung des Paradigmenwechsels auf allen Hierarchie-Ebenen zu einer höheren Nachfrage der öffentlichen Hand nach innovativen Lösungen in eigener Anwendung im Fokus. Key Performance Indicators (KPIs) ¡ Anzahl der Beschaffungs- und Vergabevorgänge, die mit Unterstützung des Serviceteams umgesetzt werden ¡ Steigende Anzahl von innovativen Vergabeverfahren, die zu einem engeren Austausch mit den Bieterinnen und Bietern über die Lösungen für Beschaffungsbedarfe führen ¡ Stärkere Berücksichtigung des Kriteriums Gesamt- nutzungskosten bei Vergabeentscheidungen ¡ Häufigeres Zulassen von Nebenangeboten ¡ Etablierung von wiederkehrenden Austauschformaten zwischen Verwaltung und innovativer Wirtschaft zur gegenseitigen Kompetenzentwicklung ¡ Steigende Anzahl von ressortübergreifend abgestimmten Ausschreibungen mit komplexen Lösungen ¡ Je eine Hauptverwaltung, Bezirksverwaltung und Landes- unternehmen werden für innovative Vergabeverfahren/ -lösungen pro Jahr gewonnen ¡ Erzielte Best Practices finden Eingang in Schulungen und werden nachweislich auf weitere Verwaltungen übertragen Stakeholder & Partner ¡ CityLAB/ TSB: Konzeptionelle Begleitung, Austausch und prototypische Umsetzung ¡ Führungskräfte der Verwaltung: Erfahrung bei der Beschaffung innovativer und/oder komplexer Lösungen ¡ IHK Berlin: Schnittstelle in die innovative Wirtschaft ¡ Landeseigene Unternehmen: Feedback mit der Verwaltung im Hinblick auf Best Practices und Referenzanwendungen ¡ Rechnungshof: in beratender Funktion hinsichtlich einer vergleichenden Betrachtung von Regelungen ¡ Pilotanwender: 1 Hauptverwaltung, 1 Bezirksverwaltung, 1 Landesunternehmen ¡ Senatsverwaltung für Finanzen: Für ein im Haushalt verankertes deutlich erhöhtes Weiterbildungsbudget für Verwaltungsmitarbeitende (außerhalb der Angebote der Verwaltungsakademie – durch private Dienstleistungsunternehmen) und eine Fokussierung auf das wirtschaftlichste Angebot für die Gesamtnutzungsdauer (TCO) ¡ Senatsverwaltung für Umwelt, Mobilität, Verbraucher- und Klimaschutz – Kompetenzstelle für Nachhaltige Beschaffung: Partnerin bei Beratung und Weiterbildung ¡ Senatsverwaltung für Wirtschaft, Energie und Betriebe: Befürworterin des Paradigmenwechsels und verantwortliches Ressort für das Ausschreibungs- und Vergabegesetz ¡ Verwaltungsakademie: Konzeptionelle Begleiterin und Umsetzerin von Schulungen ¡ Vergabeerfahrene Unternehmen: Austauschpartnerin für die Verwaltung zur initialen Optimierung der Verfahren Ressourcen ¡ Personalressourcen aus der Verwaltung mit vergaberecht- licher Expertise ¡ Externe Personalressourcen mit Expertise zu Märkten und technologischen Trends ¡ Budget für Personalbereitstellung ¡ Schulungskapazitäten der Verwaltungsakademie + Budget ¡ deutlich erhöhtes Weiterbildungsbudget für die Teilnahme von Verwaltungsmitarbeitenden an hochwertigen Weiter- bildungsangeboten außerhalb der Verwaltungsakademie ¡ Personal und Budget für organisierte Netzwerk- und Austauschveranstaltungen Verwaltung – Wirtschaft
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