12 13 Businessplan „Funktionierende Stadt“ „Digitales Bürgeramt (Innovationszentrum)“ Operationalisierung 1. Die Senatskanzlei als federführende Umsetzungspartnerin gewinnen sowie eine Projektleitung festlegen 2. Projektteams aus Vertreterinnen und Vertretern der Landes- und Bezirksebene des CityLAB, des ITDZ sowie der Wirtschaft bilden – unter Federführung des Chief Digital Officers (CDO) 3. Zeit- und Projektplanung erstellen sowie Kapazitäten auf den Arbeitsebenen der beteiligten Häuser mobilisieren ¡ Fachleute für die operative Umsetzungsbeteiligung benennen 4. Best-Practice-Monitoring (z.B. „Efa”-Leistungen aus dem OZG-Kontext) ¡ Projektteam um Verantwortliche der fachlich relevanten Ressorts erweitern 5. Laborphase: Prozessoptimierung und -digitalisierung an ausgewählten Bestandsverwaltungsleistungen testen – insbesondere durch anwendungsnahe Partnerinnen und Partner wie Verwaltung, ITDZ und Wirtschaft 6. Pilotphase: Optimierte Leistung(en) in die praktische Anwendung durch das Digitale Bürgeramt übertragen 7. Monitoring: Pilotphase und Auswertung der Erkenntnisse durch eine Steuerungsgruppe begleiten ¡ Ggf. identifizierte Schwachstellen beseitigen 8. Optimierte Prozesse stadtweit auf die bestehenden Bürgerämter ausrollen 9. Weitere Laborphasen starten Produktbeschreibung Dieses zusätzliche, rein digitale Bürgeramt für Berlin gewährleistet die vollständig medienbruchfreie Abwicklung der jeweiligen Fachverfahren und macht sie digital verfügbar. Die Entwicklung der Prozesse erfolgt parallel zum laufenden Betrieb der bestehenden Bürgerämter und wird von einem Team von erfahrenen Verwaltungsmitarbeitenden und externen Expertinnen und Experten vorangetrieben, die sich ausschließlich auf diese Aufgabe konzentrieren. Im Fokus der Umsetzung steht nicht nur die reine Digitalisierung der Bestandsprozesse, sondern eine grundsätzliche Überprüfung und Modernisierung der Fachverfahren unter konsequenter Berücksichtigung der Kundenbedarfe. Die Anwendung der Fachverfahren verbleibt in der Hoheit der jeweiligen Fachverwaltungen, die den Optimierungsprozess unterstützen. Die involvierten Mitarbeitenden der Fachverwaltungen bilden die fachliche Schnittstelle zwischen dem digitalen Bürgeramt und den Ressorts, um durch Transparenz und Information die gesamte Verwaltung an den Innovationsprozessen teilhaben zu lassen und Akzeptanz zu fördern. Die entwickelten Modelllösungen sind getestet und ggf. zügig mit moderatem Aufwand bezirksübergreifend bis stadtweit ausrollbar. Besondere Berücksichtigung gilt zu Beginn des Projektes den „low-hanging-fruits“, also Anwendungen, bei denen sich die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen mit leichten Anpassungen/Ergänzungen der betroffenen Verordnungen/Vorschriften bzw. durch einen geringen (technischen) Implementierungsaufwand umsetzen lässt und gleichzeitig der Nutzen für die Kundinnen und Kunden (Bevölkerung, Unternehmen) eine relevante Größenordnung hat. Key Performance Indicators (KPIs) ¡ Anzahl der optimierten und digitalisierten Verwaltungsleistungen ¡ Verringerung der Arbeitsbelastung der Verwaltungsbeschäftigten ¡ Die Anzahl der digital bearbeiteten Vorgänge steigt ¡ Die Wartezeit auf Termine in Bürger- ämtern verringert sich ¡ Die Bearbeitungszeiten der Verwaltungs- dienstleistungen verkürzen sich, insbesondere bei bezirksübergreifenden Vorgängen ¡ Die Zufriedenheit der Kundinnen und Kunden der Bürgerämter steigt Stakeholder & Partner ¡ Chief Digital Officer (CDO): Mit den Stabsstellen für Verwaltungsmodernisierung und Smart City als strategischer Partner ¡ CityLAB: Vernetzungs- und Umsetzungspartner ¡ GovTech-Unternehmen: Technische Umsetzungspartnerinnen ¡ Hauptpersonalrat: Temporäre Anpassung der Beschäftigungsverhältnisse ¡ IHK Berlin: Schnittstelle zu betroffenen Unternehmen und in die innovative Wirtschaft ¡ IT-Dienstleistungszentrum Berlin (ITDZ): Technische Umsetzungspartnerin und/oder Beraterin ¡ Ressortverantwortliche OZG-Umsetzung: Berücksichtigung des efa-Prinzips ¡ Technologiestiftung Berlin (TSB): Vernetzungs- und Umsetzungspartnerin ¡ Verwaltungsmitarbeitende aus den jeweiligen Fachverfahren der Landes- und Bezirksebene Ressourcen Personelle und finanzielle Ressourcen auf Landes- und Bezirksebene
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