Bei Eintragungen ins Handelsregister konnte es vorkommen, dass Wohnanschrift und Unterschrift online einsehbar waren. Notariate können das auf Verlangen verhindern von Sabine Kirschgens Sensible Daten schützen S ara und Lisa haben kürzlich ihre erste Firma gegründet. Die formale Errichtung der GmbH erfolgte bei einem Notar. Dieser hat den Gesellschaftsvertrag beurkundet, die GmbH zum Handelsregister angemeldet und die Gesellschafterliste erstellt, aus der hervorgeht, dass das Unternehmen je zur Hälfte Sara und Lisa „rechtlich gehört“. Um die Identitätsfeststellung der beiden in der Urkunde festzuhalten, hatte der Notar ihre Personalien samt Wohnanschrift in die Handelsregisteranmeldung und Gesellschafterliste übernommen. Die Liste war von beiden unterschrieben worden. Als die Gründerinnen zwei Wochen später die Handelsregistereintragung überprüfen, fallen sie aus allen Wolken. Im online einsehbaren Handelsregister finden sie die Dokumente mitsamt ihren Wohnanschriften und Unterschriften. Schnell greifen sie zum Hörer und fragen bei der IHK Berlin nach, wie sie die sensiblen Daten wieder aus dem Register bekommen. Dokument kann ersetzt werden Zu dieser „Datenpanne“ hätte es nicht kommen müssen. Wenn in Originaldokumenten sensible Daten enthalten sind, die zwar zur Identitätsfeststellung im Beurkundungstermin, nicht aber für die Handelsregistereintragung vorgeschrieben sind, kann der Notar auf Verlangen Teilausfertigungen der Urkunden erstellen und zum Register einreichen. Diese enthalten nur die dort benötigten Daten. Einen Rechtsanspruch auf Löschung der persönlichen Daten nach DSGVO haben Sara und Lisa aber nicht, denn ihre persönlichen Daten sind in der Urkunde enthalten, mit der sie die gesetzlich vorgeschriebene Handelsregisteranmeldung ihrer GmbH vorgenommen haben. Paragraf 9 Abs. 7 der Handelsregisterverordnung kann hier Abhilfe schaffen, denn er sieht vor, dass das im Registerordner des Handelsregistergerichts eingestellte elektronische Dokument durch ein neues ersetzt wird. Der Rat an die Gründerinnen lautete daher, sich an ihr Notariat mit der Bitte zu wenden, die eingereichten Dokumente durch elektronische Teilausfertigungen ersetzen zu lassen. Für alle Gründungen nach dem 1. Juni 2023 gilt bereits eine neue notarielle Dienstordnung. Danach kann von der Angabe einer Anschrift von vornherein abgesehen werden, wenn die Urkunde zur Übermittlung an das Handelsregister bestimmt ist und Zweifel und Verwechslungen ausgeschlossen sind. Auch kann bei natürlichen Personen, die geschäftlich oder dienstlich auftreten, anstelle von Wohnort und Anschrift eine Geschäfts- bzw. Dienstanschrift angegeben werden. Zudem wurde aufgenommen, dass Notariate Wohnanschriften, Seriennummern von Ausweisdokumenten sowie Kontoverbindungen vor der Übermittlung an das Registergericht unkenntlich machen oder gar nicht aufnehmen sollen. ■ Sabine Kirschgens, IHK-Rechtsreferentin Handels- und Gesellschaftsrecht Tel.: 030 / 315 10-502 sabine.kirschgens@berlin. ihk.de ILLUSTRATION: GETTY IMAGES/YUICHIRO CHINO; FOTO: FOTOSTUDIO CHARLOTTENBURG SERVICE | Gesellschaftsrecht | 62 Berliner Wirtschaft 10 | 2023
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