Berliner Wirtschaft 11/2018

VERLAGSTHEMA FIRMENEVENTS 45 Dabei dienen Hotels – auch wegen ihrer Übernachtungsmöglichkeiten – als be- sonders gefragtes Umfeld. Und Berlin ist der Studie zufolge die begehrteste Groß- stadt Deutschlands für derlei Events. Wenn Petra Barth auf der Suche nach geeigneten Räumlichkeiten ist, hat sie sehr klare Vorstellungen. „Das beginnt bei der Deckenhöhe“, sagt sie. Für ei- ne Tagung mit 80 bis 100 Personen solle die am besten bei 3,80 bis 4 Metern lie- gen. Daneben ist für sie auch die Hellig- keit ein ganz wichtiges Thema. Ebenso gelte es im Kleinen die Funktionsfähig- keit von Beamer und Flipcharts zu testen. Das alles klärt die gelernte Hotelfachfrau im Rahmen einer Hausführung. Reibungsloser Ablauf im Hintergrund Auch Ulrich Hamm, Geschäftsführer der Confideon Unternehmensberatung GmbH, hat klare Wünsche. Der Wirt- schaftsingenieur leitet und moderiert etwa 20 Veranstaltungen im Jahr – oft- mals sind es Führungsklausuren. „Zum einen muss ich den Kopf frei haben für die Teilnehmer und Seminarinhalte“, sagt er, „deshalb benötige ich ein Hotel, das reibungslos im Hintergrund funktio- niert.“ Die Schöneberger Beratung arbei- tet in Berlin eng mit drei Hotels zusam- men. „Dawissenwir, dass alles läuft“, sagt Hamm. Wenn die mal ausgebucht seien „undwir woanders hinmüssen, dann be- komme ich einen Eindruck von der sons- tigen Tagungsszene“. Die bezeichnet er mit Blick auf Räumlichkeiten, Zimmer und Organisation als „gut und professio- nell“. Was die Verfügbarkeit anbelangt, so habe seine Firma bei einemPlanungsvor- lauf von zwei bis vier Monaten meistens keine Probleme beim Buchen. Besondere Leistungen erfreuen Petra Barth fängt bei größeren Konferen- zen „schon ein halbes bis drei viertel Jahr vorher mit der Suche der Loca- tion an“. Wenn am Ende dann alles steht und das Hotel auch Sonderwünsche er- füllt, erfreut sie das besonders. Dazu zählt die Bereitschaft der Küche, aus Produk- ten des Süßwarenherstellers tolle Nach- tische zu zaubern: „Die Patisserie be- kommt dann unsere Produkte, und der Konditor kreiert eine Toffifee- oder Dickmann’s-Creme fürs Buffet – mitun- ter auch eine Torte aus Storck Riesen“, er- zählt sie. Das gefällt den Seminarteilneh- mern – ebenso wie der Blick von der Dachterrasse über die City. Welche rechtlichen Aspekte zu beachten sind Tipps von Rechtsanwalt und Mediator Ernst Andreas Kolb, Kanzlei Advokolb Als Generalunternehmer tritt das Hotel auf, wenn es sowohl Räumlichkeiten und Technik als auch Catering und Übernachtungsmöglichkeiten für die Tagung bietet. ImVertrag zwischen Hotel und Ausrichter des Events sollten die Zeiten der Veranstaltung ver- merkt, die reservierten Räumlichkeiten benannt, die benötigte technische Ausrüstung inklusive al- ler Notebook-Anschlüsse der Referenten aufgelis- tet, das Catering spezifiziert und das gewünschte Zimmerkontingent geregelt sein. Wichtig ist es zudem, einen festen Ansprechpartner des Hotels zu benennen, der Probleme direkt vor Ort löst. Ein Konkurrenzausschluss sollte vereinbart werden. Bei firmeninternen Seminaren empfiehlt sich der Vermerk, dass während der Tagung kein Wettbewerber in den Nachbarräumen konferie- ren darf. Ein Rücktrittsrecht sollten sich beide Seiten ein- räumen – etwa bei zu wenig Anmeldungen. Oder wenn der Hauptreferent verhindert ist. Dafür sind dann Fristen zu vereinbaren, bis zu welchem Zeitpunkt das möglich ist, und welche Entschädi- gungen fällig werden. Ab 7,50 € KINO IST EIN SCHÖNES GESCHENK. Für Ihre Kunden und Mitarbeiter. uci-media.de 0234.937 19 20 gutscheine @ uci-kinowelt.de